Onboarding sprzedawcy: kogo dopuścić do sprzedaży

Onboarding nie może być jedną ankietą „firma/osoba prywatna”. Ma ustalić role, od których zależą prawo konsumenckie, bezpieczeństwo produktu, BDO, VAT, DAC7 i wypłaty.

Zakres onboardingu - nie dubluj danych dostawcy płatności#

Platforma zbiera bezpośrednio tylko dane, których potrzebuje do własnej usługi i obowiązków. Dla typowego marketplace są to:

• pełna nazwa albo imię i nazwisko, status przedsiębiorca/osoba prywatna/działalność nierejestrowana, adres oraz dane kontaktowe;
• kraj siedziby i kraje wysyłki;
• NIP/TIN, numer VAT UE, KRS albo właściwy rejestr i numer - jeżeli dotyczą;
• role produktowe: producent, importer, dystrybutor, właściciel marki, dropshipper;
• informacja, kto magazynuje, pakuje i nadaje przesyłkę;
• kategorie i marki, które sprzedawca chce oferować;
• BDO/EPR i zakres wpisu, gdy dotyczy, albo konkretna podstawa braku obowiązku;
• dane identyfikacyjne potrzebne do DAC7, jeżeli operator podlega raportowaniu;
• akceptacja zasad zgodności produktów, wycofań, reklamacji i sankcji.

Rachunku wypłat nie trzeba kopiować do bazy marketplace tylko dlatego, że Stripe lub inny PSP go posiada. W modelu Stripe Connect platforma może przechowywać wyłącznie identyfikator konta u PSP, status weryfikacji i wypłat, kraj/walutę oraz zdarzenia potrzebne do uzgodnienia transakcji. Pełny numer rachunku i dokumenty KYC mogą pozostać wyłącznie u PSP, jeżeli platforma nie potrzebuje ich do własnego obowiązku.

Są dwa wyjątki:

• DAC7: identyfikator rachunku finansowego raportuje się tylko, jeżeli jest dostępny operatorowi. Nie trzeba pozyskiwać pełnego rachunku wyłącznie po to, aby stał się „dostępny”. Jeżeli Stripe udostępnia operatorowi wymagany identyfikator lub dane referencyjne, należy uwzględnić je w raporcie.
• Art. 30 DSA: obowiązek uzyskania i bezpiecznego przechowywania danych rachunku płatniczego dotyczy marketplace, do którego stosuje się sekcję 4 DSA; mikro i mały operator są z niej co do zasady zwolnieni. Po utracie zwolnienia PSP może być źródłem danych, ale umowa i integracja muszą zapewnić operatorowi wykonanie obowiązku DSA. Sam fakt, że Stripe ma dane, do których operator nie ma żadnego prawnego ani technicznego dostępu, nie wystarczy dla średniego operatora objętego art. 30.

Dodatkowy pakiet dla sprzedawcy spoza UE#

• podmiot importujący do UE i jego adres;
• osoba odpowiedzialna w UE, jeżeli wymagana, z adresem pocztowym i elektronicznym;
• kierunek przepływu towaru: magazyn w UE czy wysyłka bezpośrednia z państwa trzeciego;
• ustalenie VAT/IOSS, cła i podmiotu ponoszącego opłaty importowe;
• dokumenty zgodności i oznakowanie właściwe dla kategorii;
• podmiot odpowiedzialny za EPR/BDO w Polsce lub innym państwie dostawy;
• procedura zwrotu i reklamacji z adresem w UE lub realnym rozwiązaniem logistycznym.

Jak weryfikować#

Ponowna weryfikacja#

• przy zmianie nazwy, adresu, kraju wysyłki, właściciela lub reprezentacji, a w modelu PSP także przy zmianie statusu/identyfikatora konta płatniczego widocznej operatorowi;
• przed wejściem w nową kategorię albo rozpoczęciem importu;
• po sygnale o nieprawdziwych danych, niebezpiecznym produkcie, dużej liczbie skarg albo fraudzie;
• cyklicznie co najmniej raz w roku dla danych kluczowych; częściej według ryzyka;
• przed ustawowymi terminami DAC7 i przy utracie ważności dokumentu.

Przedsiębiorca czy osoba prywatna#

Jeżeli platforma dopuszcza osoby prywatne, interfejs ma:

• zebrać ich jednoznaczną deklarację statusu;
• reagować, gdy skala, regularność lub profesjonalny charakter sprzedaży przeczy deklaracji;
• przy każdej ofercie i przed zakupem jasno wskazać, że sprzedawca nie jest przedsiębiorcą;
• ostrzec, że konsumenckie prawo odstąpienia i odpowiedzialność przedsiębiorcy za zgodność towaru nie mają zastosowania do tej umowy;
• nie mieszać ofert prywatnych i firmowych w sposób ukrywający różnicę.

Podstawa i źródła: DSA - rozporządzenie (UE) 2022/2065, art. 30–32; UOKiK - obowiązki informacyjne platform; VIES - weryfikacja VAT UE.