Rozdziały przewodnika
Retencja: jak długo przechowywać dane i dowody
Nie istnieje jeden termin „RODO = 5 lat”. Każda grupa danych ma własny cel i podstawę. Platforma wdraża silnik retencji albo regularny proces, który wybiera najdłuższy obowiązujący termin dla konkretnego rekordu, blokuje usunięcie przy sporze/incydencie, a po końcu usuwa lub anonimizuje. W MVP może to być zatwierdzona tabela terminów, okresowy eksport/lista rekordów do usunięcia i kontrola wykonania; automatyczny silnik nie jest wymagany.
| Dane/dowód | Twarda reguła lub domyślna polityka | Co dzieje się po terminie |
|---|---|---|
| Dane identyfikowalności sprzedawcy z art. 30 DSA | relacja umowna + 6 miesięcy | usunięcie danych zebranych tylko na tej podstawie; oddzielne kopie DAC7/podatkowe pozostają według własnej podstawy |
| Dane i dowody DAC7 | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin raportu | bezpieczne usunięcie, o ile nie ma kontroli/sporu |
| Ewidencja VAT interfejsu dla właściwych transakcji e-commerce | 10 lat od końca roku transakcji | usunięcie po potwierdzeniu braku postępowania i innych podstaw |
| Dokumenty księgowe i podatkowe operatora | według konkretnego obowiązku podatkowego/rachunkowego; kalendarz zatwierdza księgowość | usunięcie po końcu najdłuższego terminu i kontroli |
| Snapshot zamówienia, regulamin, reklamacja i dowód wykonania | domyślnie do końca okresu możliwych roszczeń oraz dłuższego obowiązku podatkowego; politykę zatwierdza prawnik | anonimizacja/usunięcie elementów niepotrzebnych; statystyka może pozostać anonimowa |
| Zgoda marketingowa i jej cofnięcie | przez czas używania i okres potrzebny do obrony przed roszczeniem; rekomendowany punkt wyjścia: 3 lata po cofnięciu/ostatnim użyciu | usunięcie danych dowodowych, jeżeli nie ma sporu |
| Odrzucona weryfikacja sprzedawcy | krótki okres uzasadniony obroną przed nadużyciem; rekomendowany punkt wyjścia: 12 miesięcy, dłużej tylko przy incydencie | usunięcie dokumentów, zachowanie minimalnego wpisu blokady tylko przy właściwej podstawie |
| Logi bezpieczeństwa | okres oparty na ryzyku; rekomendowany punkt wyjścia: 12 miesięcy dla zdarzeń istotnych | rotacja; incydent objęty legal hold |
| Kopie zapasowe | rotacja techniczna, np. 30–90 dni, opisana i testowana | dane z usuniętego rekordu znikają przy rotacji i nie wracają do produkcji po odtworzeniu |
Legal hold#
Jeżeli trwa reklamacja, spór, kontrola, dochodzenie, wycofanie produktu, chargeback, naruszenie lub postępowanie organu, planowe usunięcie obejmujących je danych zostaje wstrzymane. W MVP wystarczy trwała flaga/notatka w istniejącej sprawie i wyłączenie jej z listy usuwania. Blokada ma właściciela, powód, zakres i datę przeglądu; nie może stać się bezterminowym magazynem „na wszelki wypadek”.
Projektuję platformy multi-vendor wraz z onboardingiem, płatnościami, moderacją i procesami operacyjnymi.
Zobacz usługę budowy marketplace