Retencja: jak długo przechowywać dane i dowody

Nie istnieje jeden termin „RODO = 5 lat”. Każda grupa danych ma własny cel i podstawę. Platforma wdraża silnik retencji albo regularny proces, który wybiera najdłuższy obowiązujący termin dla konkretnego rekordu, blokuje usunięcie przy sporze/incydencie, a po końcu usuwa lub anonimizuje. W MVP może to być zatwierdzona tabela terminów, okresowy eksport/lista rekordów do usunięcia i kontrola wykonania; automatyczny silnik nie jest wymagany.

Dane/dowód	Twarda reguła lub domyślna polityka	Co dzieje się po terminie
Dane identyfikowalności sprzedawcy z art. 30 DSA	relacja umowna + 6 miesięcy	usunięcie danych zebranych tylko na tej podstawie; oddzielne kopie DAC7/podatkowe pozostają według własnej podstawy
Dane i dowody DAC7	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin raportu	bezpieczne usunięcie, o ile nie ma kontroli/sporu
Ewidencja VAT interfejsu dla właściwych transakcji e-commerce	10 lat od końca roku transakcji	usunięcie po potwierdzeniu braku postępowania i innych podstaw
Dokumenty księgowe i podatkowe operatora	według konkretnego obowiązku podatkowego/rachunkowego; kalendarz zatwierdza księgowość	usunięcie po końcu najdłuższego terminu i kontroli
Snapshot zamówienia, regulamin, reklamacja i dowód wykonania	domyślnie do końca okresu możliwych roszczeń oraz dłuższego obowiązku podatkowego; politykę zatwierdza prawnik	anonimizacja/usunięcie elementów niepotrzebnych; statystyka może pozostać anonimowa
Zgoda marketingowa i jej cofnięcie	przez czas używania i okres potrzebny do obrony przed roszczeniem; rekomendowany punkt wyjścia: 3 lata po cofnięciu/ostatnim użyciu	usunięcie danych dowodowych, jeżeli nie ma sporu
Odrzucona weryfikacja sprzedawcy	krótki okres uzasadniony obroną przed nadużyciem; rekomendowany punkt wyjścia: 12 miesięcy, dłużej tylko przy incydencie	usunięcie dokumentów, zachowanie minimalnego wpisu blokady tylko przy właściwej podstawie
Logi bezpieczeństwa	okres oparty na ryzyku; rekomendowany punkt wyjścia: 12 miesięcy dla zdarzeń istotnych	rotacja; incydent objęty legal hold
Kopie zapasowe	rotacja techniczna, np. 30–90 dni, opisana i testowana	dane z usuniętego rekordu znikają przy rotacji i nie wracają do produkcji po odtworzeniu

Legal hold#

Jeżeli trwa reklamacja, spór, kontrola, dochodzenie, wycofanie produktu, chargeback, naruszenie lub postępowanie organu, planowe usunięcie obejmujących je danych zostaje wstrzymane. W MVP wystarczy trwała flaga/notatka w istniejącej sprawie i wyłączenie jej z listy usuwania. Blokada ma właściciela, powód, zakres i datę przeglądu; nie może stać się bezterminowym magazynem „na wszelki wypadek”.

Potrzebujesz wdrożyć te procesy w realnym marketplace?

Projektuję platformy multi-vendor wraz z onboardingiem, płatnościami, moderacją i procesami operacyjnymi.

Zobacz usługę budowy marketplace